Ano Novo, organização nova. Digo-vos como serem mais produtivos

Como empreendedora, sinto a necessidade de ser bastante organizada para conseguir dar resposta a todas as solicitações e a todos os objetivos para o ano novo que tenho. Nem sempre é fácil conciliar a vida profissional e pessoal, mas cada vez mais acredito que com foco e empenho tudo é possível.

Claro que há pequenos truques e dicas que, ao longo dos anos, tenho seguido e me têm ajudado a ser mais produtiva. Neste início de ano, decidi reunir todas essas dicas e partilhar convosco para que este seja um ano novo cheio de sucesso e de conquistas para todos!

1. Dividir a semana em blocos

Para mim, um dos segredos está no planeamento das tarefas que vão ocupar cada dia da minha semana neste ano novo.

Por isso, procurar organizar com antecedência aquilo que quero e preciso de fazer na semana seguinte, de modo a garantir que nada escapa e que não falho com os compromissos mais importantes, é essencial.

2. Escrever

Muitas vezes, somos invadidos por lembranças e por pensamentos de coisas que temos de fazer ou de assuntos que temos de tratar. Porém, é impossível memorizar tudo e estabelecer prioridades quando esses afazeres não passam de ideias que pairam no nosso cérebro.

Assim, a minha sugestão é para que tomem sempre nota por escrito das questões que vos preocupam ou das tarefas que têm pendentes para que nada fique esquecido e para que consigam estabelecer prioridades.

3. Identificar quando se é mais produtivo

Todos temos horas do dia em que somos mais produtivos. Descobrir quais são essas horas e tirar o máximo partido delas é uma tarefa altamente recomendável.

O meu conselho é que deixem para esses momentos aquelas tarefas que exigem mais criatividade ou, por outro lado, que sentem mais dificuldade em executar.

4. Ouvir música

Para mim, a música faz parte do meu dia a dia e são poucos os momentos que passo sem uma banda sonora. No meu caso, a música ajuda-me mesmo a concentrar, bem como a estar mais alerta e motivada para o trabalho.

5. Estabelecer prazos

A vida é feita de prazos e é importante que os tentemos cumprir, de modo a que não nos sintamos atrasados ou pressionados.

Por vezes, o prazo que devemos ter em mente não é exatamente o prazo real, mas antes uma data anterior, de maneira a garantir que não vamos concluir o projeto em cima da data limite ou, pior ainda, depois da mesma.

6. Saber delegar

Este é um passo essencial para quem quer ser mais organizado e produtivo. Tanto na vida pessoal, como na vida profissional, é importante saber dividir tarefas e delegar responsabilidades nos outros.

Só assim é possível sentirmo-nos bem e disponíveis para abraçar outros projetos ou para, simplesmente, termos tempo para nós e para os nossos. Por isso, é tão importante para mim contar com uma família incansável e com uma equipa de profissionais de excelência.

7. Criar uma hora para responder aos emails e a outras solicitações do género

Hoje em dia, estamos rodeados de estímulos e de tecnologia que exige a nossa atenção, através de um sem número de notificações que ocupam a nossa mente durante horas a fio.

A realidade é que se a resposta a estes estímulos não fizer parte da nossa atividade profissional, então devemos reservar uma hora por dia para responder a emails, ler mensagens,… de forma a, assim, conseguirmos controlar o tempo que esta tarefa vai ocupar no dia, não permitindo que ela ocupe tempo excessivo.

8. Descansar bem

Ninguém consegue ser mais produtivo se não repousar as horas necessárias ou se for dormir hiper estimulado. Embora com duas filhas pequenas nem sempre seja fácil cumprir este item, tento sempre dormir o número mínimo de horas aconselhado, assim como evitar o contacto com tecnologias antes de ir para a cama.

Estes hábitos fazem parte de uma boa higiene de sono, a qual tem um grande impacto na nossa capacidade de sermos mais organizados e focados.

9. Definir prioridades

Quem tem um espírito muito empreendedor e dinâmico pode sentir dificuldade em dizer quais são as suas prioridades e quais são os objetivos mais importantes para si. 

No entanto, é fundamental que sejamos capazes de controlar a nossa ambição e de identificar quais os projetos na linha da frente e aqueles a que nos poderemos dedicar mais tarde.

10. Analisar o progresso

Ser mais organizado e produtivo pode não ser uma tarefa fácil. Todavia, os seus benefícios são enormes, o que significa que vale a pena ir registando os avanços e as conquistas alcançados, de maneira a que tal tenha um efeito motivador e se continue a ser cada vez mais organizado e produtivo.

Agora que já partilhei alguns dos passos que, diariamente, tento dar para me tornar uma empreendedora cada vez mais organizada e produtiva neste ano novo, gostava que também dissessem quais os vossos truques para serem mais focados e eficazes nos vossos projetos e afazeres!